1. Rezervasyon Statüleri Nedir? (Beklemede, Opsiyonlu, Onaylı, İptal, No-Show)
Statü, rezervasyonun “hayattaki” durumunu anlatır; politika ise o statünün “kuralını” belirler. Bu ikisini karıştırdığınız anda raporlar bozulur: örneğin geç iptali no-show gibi işlemek veya opsiyonları onaylı gibi stoktan düşmek, hem doluluğu hem geliri çarpıtır.
Rezervasyon statüleri nelerdir, ne anlama gelir?
- •Beklemede (Pending): Talep var, henüz opsiyon/onay yok.
- •Opsiyonlu (Option/Hold): Oda geçici tutuluyor; SLA sonunda düşebilir.
- •Onaylı (Confirmed): Misafir için yer ayrıldı; check-in bekleniyor.
- •İptal (Cancelled): Rezervasyon onaydan geri döndü; envanter serbest kalır (kuralına göre ücret olabilir).
- •No-Show: Rezervasyon onaylıydı, misafir gelmedi; envanter ve gelir etkisi politikaya göre raporlanır.
Rezervasyon Statüleri & Anlamları Tablosu (PMS Rehberi)
| Statü | Ne demek? | Envantere etkisi | Gelire etkisi | En sık hata |
|---|---|---|---|---|
| Pending | Talep aşaması | Genelde serbest | Yok | Pending’i opsiyon gibi takip etmemek |
| Option | Geçici blok | SLA’ya göre blok/serbest | Yok/koşullu | Süresiz opsiyonla stok şişirmek |
| Confirmed | Kesinleşti | Blok | Var/koşullu | Eksik veriyle onay vermek |
| Cancelled | İptal edildi | Serbest (kuralına göre) | Ücret politikası olabilir | Geç iptali no-show gibi işlemek |
| No-Show | Gelmedi | Politika gereği blok kalkar | Ceza/1 gece vb. olabilir | No-show’u “iptal” gibi kaydetmek |
☑ Mini Check (Statü sözlüğü)
- • Statülerin tek cümle tanımı yazılı mı?
- • Opsiyon SLA’sı statü tanımına bağlı mı?
- • Cancelled vs No-show farkı ekipçe net mi?
- • Statü değişikliği “kim/ne zaman” izlenebilir mi?
- • Raporlarda iptal ve no-show ayrı mı okunuyor?
Ne yapmalıyım?
- • “Statü sözlüğü”nü 1 sayfaya indir ve yayınla
- • Opsiyon SLA + otomatik düşüm/manuel rutin belirle
- • Cancelled ve No-show’u raporda ayrı KPI yap
- • Statü değişikliğinde zorunlu not alanı koy (neden kodu)
2. Opsiyon ve İptal Kurallarını Tanımlamak (Politika ≠ Statü)
Politika, “hangi durumda ne olur?” sorusunun yanıtıdır; statü ise “şu an ne oldu?”yu söyler. Örneğin “geç iptal ücreti” bir politikadır; statü yine Cancelled olabilir ama raporda “Late Cancellation” olarak etiketlenir.
Opsiyon süresi biten rezervasyon nasıl yönetilmeli?
Opsiyon SLA’sı dolduğunda iki şey yapılır:
- Misafir teyit etmediyse opsiyon kapatılır ve rezervasyon Cancelled/Expired Option gibi bir “opsiyon kapanış nedeni” ile işaretlenir.
- Envanter serbest bırakılır ve raporda “opsiyon kaçırma” ayrı bir neden kodu olarak takip edilir.
Opsiyon SLA çerçevesi (pratik)
- •City otel: 2–6 saat (yüksek hız)
- •Resort (Antalya/Belek/Side/Kemer/Bodrum): 6–24 saat (sezon ve talebe göre)
- •Grup/kurumsal: 48–72 saat (depozito koşuluyla)
☑ Mini Check (Opsiyon disiplini)
- • Opsiyon süresi kayıtta görünür mü?
- • Süre dolumunda otomatik uyarı var mı?
- • Opsiyon kapanış nedeni kodlanıyor mu?
- • Opsiyon→onay geçişinde ödeme/garanti şartı net mi?
- • Opsiyon şişmesi raporda görünür mü?
Ne yapmalıyım?
- • Opsiyon tiplerini 3–4 sınıfa indir
- • “Süresiz opsiyon yok” kuralını yazılı hale getir
- • Opsiyon kapanış mesaj şablonları (WhatsApp/e-posta) hazırla
- • Opsiyon dönüşüm oranını haftalık takip et
3. No-Show Yönetimi ve Raporlama (İptalden Farkı)
No-show; rezervasyon onaylıyken misafirin gelmemesidir. Burada kritik nokta, no-show’un hem envanter hem gelir raporlamasında farklı bir davranışa sahip olmasıdır. No-show’u iptal gibi kaydetmek, özellikle yüksek sezonda doluluk ve gelir sapmalarını büyütür.
No-show nedir, iptalden farkı ne?
- •İptal: Misafir rezervasyonu aktif olarak iptal eder; envanter çoğunlukla serbest kalır.
- •No-show: Misafir gelmez; envanter belirli bir süre blokta kalabilir ve gelir/ceza kaydı politikaya göre oluşabilir.
Fark; “olay anı” ve “raporlama etkisi”dir: no-show, operasyon ve gelir için ayrı bir KPI’dır.
No-show durumunda oda blokajı ve gelir kaydı
No-show işlendikten sonra:
- •Oda envanteri serbest bırakılır (geç saat/1 gece kuralı otelin politikasına bağlıdır).
- •Gelir kaydı/ceza kaydı (örn. 1 gece) raporlamada ayrı bir kodla izlenir.
☑ Mini Check (No-show hijyeni)
- • No-show saat eşiği tanımlı mı (örn. gece yarısı sonrası)?
- • No-show işleme sorumlusu ve zamanı net mi?
- • Ceza/gelir kaydı raporda ayrı görünüyor mu?
- • No-show neden kodları var mı (ulaşım, vize, ödeme, iletişim)?
- • OTA kaynaklı no-show akışı ayrı mı yönetiliyor?
Ne yapmalıyım?
- • No-show eşiğini ve işleme saatini SOP’a yaz
- • No-show’u “iptal” gibi işlemeyi yasakla (kural netliği)
- • No-show oranını kanal bazında izle (OTA vs direct)
- • Tekrarlayan no-show pattern’lerini gelir yönetimine bağla
4. PMS’te Statü Değişikliklerinin Envanter ve Gelire Etkisi
Bu bölüm, rakip içeriklerin çoğunda eksik olan “dörtlü bağ”ı kurar: Statü değişikliği → envanter → doluluk → gelir raporu. Bir statüyü yanlış kullandığınızda aslında tek bir kayıt bozulmaz; rapor mantığınız bozulur.
StatusChange → updates → Inventory & Revenue (AIO ilişkisi)
- •OptionStatus uzarsa: stok görünürlüğü düşer (satış kaçar).
- •Cancelled yanlışsa: doluluk “gerçekten yüksek” görünür veya “gerçekten düşük” görünür.
- •NoShowStatus yanlışsa: net gelir okuması şaşar; revenue kararları riskli hale gelir.
Key Statistics / Data Point (yumuşatılmış veri dili):
Statü disiplinini oturtan otellerde, raporlardaki doluluk/gelir sapmalarının azaldığı ve revenue ekibinin daha sağlıklı karar alabildiği operasyon örnekleri sık görülür; asıl kazanç “doğru kararın erken alınması”dır.
Ne yapmalıyım?
- • “Statü değişikliği neden kodu” zorunlu alan yap
- • Haftalık statü hijyeni raporu (boş/şüpheli kayıtlar) üret
- • Cancelled ve No-show’u ayrı dashboard’ta izle
- • Opsiyon şişmesini “satış kaybı riski” olarak raporla
5. Antalya & City Otel Örnekleri (Resort vs İstanbul)
GEO gereksinimini spam’e kaçmadan, farklı işletme dinamikleriyle düşünmek doğru olur.
Senaryo 1: Antalya / Belek resort — yüksek sezon iptal dalgası
- •Risk: geç iptal + no-show ayrımı doğru yapılmazsa doluluk ve gelir raporu sapar.
- •Çözüm: geç iptali “Cancelled (Late)” neden koduyla işaretle; no-show’u ayrı statüde tut; kanal bazlı KPI izle.
Senaryo 2: Side / Kemer — opsiyon şişmesi
- •Risk: opsiyonlar süresiz kalır, stok “satılamaz” hale gelir.
- •Çözüm: opsiyon SLA + otomatik düşüm + opsiyon kaçırma raporu.
Senaryo 3: Bodrum — direct ve OTA karışık, kısa stay
- •Risk: hızlı giriş-çıkış ve senkron dalgasında statüler gecikir.
- •Çözüm: günlük statü kapanış rutini + “şüpheli statü” kontrol listesi.
Senaryo 4: İstanbul city — no-show ve geç geliş dinamiği
- •Risk: no-show saat eşiği net değilse oda blokları ve gelir kaydı tutarsızlaşır.
- •Çözüm: no-show işleme saatini SOP’a yaz, sorumlu ata, raporda ayrı takip et.
6. İptal/No-Show Oranlarını 90 Günde İyileştirmek İçin 5 Adım
- Statü sözlüğünü yayınla: Cancelled vs No-show farkını tek sayfada netleştir.
- Opsiyon SLA + kapanış kuralı: Süresiz opsiyonları bitir, “expired option” neden kodu ekle.
- No-show SOP’u yaz: işleme saati, sorumlu, gelir/ceza kaydı kuralı.
- Rapor rutinini kur: iptal/no-show oranları kanal bazında ve neden kodlarıyla izlensin.
- Denetim & eğitim: haftalık “şüpheli statü” listesiyle disiplin sağla.
7. Fark Yaratan Mini Bölüm (Competitor Gap Kapatma)
Rakip içerikler iptal ve no-show’u çoğunlukla “politika” perspektifinden anlatıyor; fakat sahada belirleyici olan şey statü–envanter–gelir–raporlama dörtlüsünün birlikte yönetilmesi. Bu rehber, statü sözlüğü + SLA + neden kodları + rapor rutiniyle “operasyonel yönetim” boşluğunu kapatır.
8. İptal & No-Show Takip ve Aksiyon Planı Şablonunu İndir — Rezervasyon Statü Yönetimi (v1.0)
İptal & No-Show Takip ve Aksiyon Planı Şablonunu İndir — Rezervasyon Statü Yönetimi (v1.0)
Bu şablon, iptal–opsiyon–no-show statülerini PMS’te doğru kullanıp rapor sapmalarını azaltmak için ölçüm + skor + aksiyon yapısı sunar. Amaç, iptal/no-show oranlarını kanal ve neden kodlarıyla görünür kılmak, envanter doğruluğunu korumak ve revenue kararlarını daha güvenilir hale getirmektir. 90 günlük plan, küçük ama sürekli iyileştirmeleri rutine bağlar.
Kim Kullanır?
Revenue manager + ön büro müdürü + rezervasyon şefi (raporlama sorumlusu ile birlikte).
Nasıl Kullanılır?
- Son 30 gün iptal/no-show verisini çıkar ve şablona işle.
- Kırmızı/Sarı/Yeşil skorla sorunlu alanları seç.
- İlk 10 aksiyonu 14 günlük sprint + 90 günlük takip planına bağla.
Ölçüm & Önceliklendirme (Kısa sürüm)
PDF içinde: Problem→Kök Neden→Çözüm tablosu + 14 gün sprint planı + önce/sonra KPI tablosu
Bir Sonraki Adım
Statü sözlüğü, opsiyon SLA ve no-show SOP’unu otelinize göre düzenleyip rapor sapmalarını azaltır (kim için: revenue + ön büro + rezervasyon ekipleri).