1. Rezervasyon Notları Neden Önemlidir?
Rezervasyon notları; misafirin profilini ve beklentisini “tek bir cümleyle” departmanlara taşır. Notlar yoksa ekipler misafire tekrar tekrar sorar, bilgi parçalanır ve check-in anında kriz olur. Notlar doğruysa, misafir “beni biliyorlar” hissini yaşar.
Rezervasyon notları neden bu kadar önemli?
Çünkü notlar, misafir beklentisini (oda tercihi, özel gün, diyet, çocuk, sağlık, transfer) ön büro ve ilgili departmanlara zamanında ve aynı formatta aktarır; bu da hatayı azaltıp kişiselleştirilmiş hizmeti artırır.
☑ Mini Check (Notun amacı)
- • Not “eyleme dönüşüyor” mu, yoksa sadece bilgi mi?
- • Not kime hitap ediyor (ön büro/housekeeping/F&B)?
- • Not zaman kritik mi (check-in öncesi)?
- • Not ölçülebilir mi (hazırlandı/uygulandı)?
- • Not kısa ve okunur mu?
Ne yapmalıyım?
- • Notları 6–8 “standart kategori”ye ayır
- • Serbest metni azalt, yapılandırılmış alanları artır
- • “Kritik not” etiketini ekle (örn. [CRIT])
- • Handover saatinde not kontrol rutini koy
2. Misafir Segmentleri ve Not Alanlarının Doğru Kullanımı
Segment kodları; misafiri “kim” olarak sınıflandırır (aile, çift, iş, grup) ve operasyonun hızını artırır. Segmentler olmadan notlar dağılır; segmentlerle notlar anlam kazanır: aile segmentinde çocuk/diyet/ekstra yatak öne çıkar; iş segmentinde hızlı check-in, fatura, sessiz oda.
Misafir segmentlerini (aile, çift, iş vb.) PMS’te nasıl tanımlamalıyım?
PMS’te 8–12 segment kodu ile başlayın ve kodları operasyon eylemine bağlayın: her segmentin “standart not seti” ve “departman checklist’i” olsun. Kodlar kısa ve net olmalı (FAM, CPL, BUS, GRP gibi) ve raporlamada kullanılmalı.
Örnek Segment Kodları (başlangıç seti)
- •FAM (Aile)
- •CPL (Çift)
- •BUS (İş)
- •GRP (Grup)
- •VIP (VIP/Repeat)
- •HNY (Balayı)
- •MED (Sağlık/Diyet kritik)
- •EVT (Etkinlik/Özel gün)
☑ Mini Check (Segment disiplini)
- • Segment kodları herkes tarafından aynı mı kullanılıyor?
- • Segmentin “operasyon aksiyonu” var mı (checklist)?
- • Segment raporlarda işe yarıyor mu (gelir/şikâyet)?
- • Çok fazla segment yok mu (karmaşa üretmesin)?
- • Segment değişikliği notlanıyor mu?
Ne yapmalıyım?
- • 8–12 kodla başla, sonra genişlet
- • Segment→departman aksiyonu eşlemesi yap
- • VIP ve MED gibi kritik segmentleri ayrı ele al
- • Segment kodlarını çağrı merkezi script’ine ekle
3. Ön Büro, Housekeeping ve Diğer Departmanlarla Bilgi Paylaşımı
Notların değeri “yazılınca” değil, doğru departmana doğru zamanda gidince ortaya çıkar. Bu yüzden notları departmanlara göre standartlaştırmak gerekir: housekeeping’in ihtiyacı ile F&B’nin ihtiyacı farklıdır.
Ön büro rezervasyon notlarını diğer departmanlarla nasıl paylaşmalı?
Ön büro, rezervasyon kartındaki notları “departman etiketleri” ile ayrıştırmalı ve günlük handover’da üç adım işletmelidir:
- Kritik notları doğrula (check-in öncesi)
- Departmanlara görev olarak aktar (housekeeping/F&B/SPA)
- Tamamlandı işaretini geri topla (geri bildirim)
Departman bazlı “kritik bilgi” örnekleri
- •Housekeeping: oda tercihi, bebek yatağı, alerji, yastık seçimi, erken giriş
- •F&B: diyet, alerjen, özel gün pastası, masa düzeni
- •SPA: randevu notu, sağlık hassasiyeti
- •Teknik servis: oda ekipmanı ihtiyacı (örn. adaptör, ekstra priz)
- •Misafir ilişkileri: VIP, şikâyet geçmişi, dil tercihi
☑ Mini Check (Paylaşım rutini)
- • Notlar departman etiketleriyle ayrışıyor mu?
- • Handover saati ve sorumlusu net mi?
- • “Tamamlandı” geri bildirimi toplanıyor mu?
- • Kritik notlar check-in’den önce doğrulanıyor mu?
- • Notlar okunabilir formatta mı (kısa, madde, tarih-saat)?
Ne yapmalıyım?
- • Günlük “Kritik Notlar” listesi üret (10 dk)
- • Housekeeping ve F&B için ayrı not şablonları kullan
- • Görev atama mantığı (ticket) yoksa bile basit check sistemi kur
- • Notların “son güncelleme zamanı”nı görünür yap
4. Misafir Deneyimini Güçlendiren Not Örnekleri
Bu bölümde amaç: “ne yazacağım?” sorusuna hazır cevap vermek. Notlar hem kısa hem eyleme dönük olmalı; gereksiz duygu cümleleri yerine operasyonu tetikleyen bilgi yazılmalı.
Hangi bilgileri mutlaka rezervasyon notuna eklemeliyim?
Oda tercihi, çocuk/ekstra yatak, diyet-alerjen, özel gün, dil tercihi, transfer/ulaşım, ödeme/garanti riski ve VIP/tekrar misafir bilgisi en kritik başlıklardır.
| Kötü Not | Neden kötü? | İyi Not (format) |
|---|---|---|
| “Misafir çok hassas.” | Eylem yok, belirsiz | [F&B][CRIT] Alerjen: fındık. Kahvaltıda fındıksız ürün teyidi. |
| “Aile geliyor, dikkat.” | Segment var ama aksiyon yok | [HK] 1 bebek yatağı + 1 ekstra yastık. Oda: sessiz kat tercihi. |
| “VIP olabilir.” | Şüpheli, doğrulanmamış | [FO] Segment: VIP/Repeat. Check-in’de karşılama + oda kontrol listesi. |
| “Doğum günü.” | Tarih/saat yok | [GR] 12/06 akşam 20:00 pasta. İsim: _____. Oda: _____. |
“Rezervasyon Notları İçin 15 Hazır Şablon”
- • [HK] Oda tercihi: ___ / Sessiz kat / Twin–Double tercih: ___
- • [HK][CRIT] Bebek yatağı: Var / Saat: ___ / Ekstra havlu: ___
- • [F&B][CRIT] Diyet: ___ / Alerjen: ___ / Not: ___
- • [FO] Dil tercihi: ___ / İletişim kanalı: ___
- • [GR] Özel gün: ___ / Tarih-saat: ___ / İstek: ___
- • [SPA] Randevu: ___ / Saat: ___ / Hassasiyet: ___
- • [FO] Geç giriş: ___ / Transfer: ___ / Uçuş: ___
- • [FO] Erken giriş talebi: ___ / Uygunluk teyidi: ___
- • [REV] Ödeme/garanti notu: ___ / Depozito: ___
- • [HK] Yastık tercihi: ___ / Alerji: ___
- • [FO] Segment: BUS — hızlı check-in, fatura bilgisi: ___
- • [FO] Segment: HNY — oda süsleme teyidi + karşılama: ___
- • [F&B] Mini bar: alkolsüz / çocuklu aile — ___
- • [TECH] Oda ekipmanı: adaptör / ekstra priz / ____
- • [FO][CRIT] Önceki şikâyet: ___ / Çözüm notu: ___
5. Antalya & City Otel Senaryoları (Resort vs İstanbul)
GEO bağlamında notların değeri daha net görünür: resort’ta çok departmanlı hizmet, city otelde hız ve segment yoğunluğu.
Senaryo 1: Antalya / Belek resort — aile segmenti (FAM)
- •Çocuk yatağı + diyet bilgisi + transfer notu doğru aktarılmazsa ilk gün kaos çıkar.
- •Çözüm: [HK][F&B][FO] etiketli notlar + handover rutini.
Senaryo 2: Side / Kemer — balayı (HNY)
- •Oda süsleme ve özel gün hizmeti notsuz kalırsa yorumlarda negatif etki büyür.
- •Çözüm: [GR] özel gün not formatı + zaman/sorumlu.
Senaryo 3: Bodrum — kısa stay, çift segmenti (CPL)
- •Oda tercihi ve özel istekler hızlı kaybolur.
- •Çözüm: kısa şablon notlar + “kritik notlar listesi”.
Senaryo 4: İstanbul city — iş segmenti (BUS)
- •Hızlı check-in ve fatura bilgisi eksikse ön büro yığılır.
- •Çözüm: BUS segment kodu + FO şablonu + fatura alanları.
Key Statistics / Data Point (yumuşatılmış veri dili): Not ve segment yapısını oturtan otellerde, “yanlış oda/bilgi eksikliği” kaynaklı şikâyetlerin azaldığı ve misafir yorumlarında kişiselleştirme vurgusunun daha sık görüldüğü örnekler yaygındır; ölçüm için şikâyet kodları ve yorum etiketleri takip edilebilir.
6. Fark Yaratan Mini Bölüm (Competitor Gap Kapatma)
Rakip içerikler rezervasyon notlarını “opsiyonel” görür; oysa not ve segment standardı, misafir deneyimi ve operasyon kalitesi üzerinde doğrudan etkilidir. Bu rehber, notları “serbest metin” olmaktan çıkarıp:
- •standart not alanları + etiket sistemi,
- •segment kodları + aksiyon eşlemesi,
- •departman handover rutini,
- •15 hazır şablon paketi
ile Türkçe’de eksik olan sistemli yaklaşımı tamamlar.
7. Rezervasyon Notları & Segment Şablon Setini İndir — Rezervasyon Yönetimi (v1.0)
Rezervasyon Notları & Segment Şablon Setini İndir — Rezervasyon Yönetimi (v1.0)
Bu set, rezervasyon kartındaki notları “serbest metin” olmaktan çıkarıp etiketli, okunur ve departmana göre ayrışan bir standarda oturtur. Segment kodlarıyla (FAM, CPL, BUS vb.) notların operasyon aksiyonuna dönüşmesini sağlar; check-in sürprizlerini, yanlış oda ve bilgi eksikliği kaynaklı hataları azaltmayı hedefler. Eğitim ve onboarding’de doğrudan kullanılabilir.
Kim Kullanır?
Rezervasyon ekibi + ön büro + housekeeping + F&B (misafir ilişkileri koordinasyonunda).
Nasıl Kullanılır?
- Segment kod setini PMS’e tanımla ve ekipte ortaklaştır.
- Not etiketlerini zorunlu hale getir ([FO], [HK], [F&B], [SPA], [GR], [CRIT]).
- Günlük handover’da “kritik notlar listesi” ile departmanlara görev aktarımı yap.
Ölçüm & Önceliklendirme (Kısa sürüm)
PDF içinde: Problem→Kök Neden→Çözüm tablosu + 14 gün sprint planı + önce/sonra KPI tablosu
Bir Sonraki Adım
Not alanları ve segment kodlarıyla departman handover’ını standardize edip check-in sürprizlerini azaltır (kim için: ön büro + rezervasyon + housekeeping + F&B).
Sık Sorulan Sorular
Rezervasyon notları neden bu kadar önemli?▾
Hangi bilgileri mutlaka rezervasyon notuna eklemeliyim?▾
Misafir segmentlerini PMS’te nasıl tanımlamalıyım?▾
Ön büro notları diğer departmanlarla nasıl paylaşmalı?▾
Notları PMS’te okunabilir yapmak için en iyi format nedir?▾
Rezervasyon notları misafir memnuniyetini gerçekten etkiler mi?▾
İlgili İçerikler
İlgili Yazılar